Slovo digitalizace se v posledních letech skloňuje v souvislosti s celou řadou oborů. Posun v této oblasti nastal také v rámci činnosti bezpečnostních služeb a agentura SECURITAS ČR je v tomto směru tuzemským lídrem. Jakým způsobem digitalizace probíhá a jaké jsou její výhody?
Co je digitalizace činností ostrahy?
Digitalizace je poměrně široký pojem a každý jej chápe jinak. V rámci činnosti fyzické ostrahy se jedná o proces, kdy bezpečnostní pracovníci všechny vykonané činnosti zaznamenávají a ukládají do specializovaného systému. Součástí výzbroje každého zaměstnance je mobilní zařízení se systémem VISION. Má jednoduché rozhraní, tak aby jej mohli bezpečnostní pracovníci rychle a pohodlně ovládat. Každá činnost je v aplikaci zapsána krok po kroku a uživatel se jich musí držet. To zajistí, že postup bude splněn vždy stejně a minimalizuje se možnost chyb způsobených lidským faktorem.
Konec papírům
Plně digitalizovaná evidence činností ostrahy přináší mnoho výhod. Kromě úbytku papírování a zrychlení procesů je důležitým hlediskem i možnost postupného zapojování dalších systémů dle potřeby daného provozu. Táž data není potřeba duplikovat a zároveň je můžou využívat různé obory. Obrovskou výhodou digitalizace a propojenosti systémů je možnost detailní hloubkové analýzy procesů. Systém generuje data o fungování jednotlivých kroků, na ty je pak možné nahlížet ve vzájemných souvislostech. Tyto znalosti pak umožňují odhalovat možné potíže, a to nejen v bezpečnosti.
Výhody, které digitalizace přináší, daleko předčí náročnost celého vývojového procesu. Digitalizované procesy vyřeší problémy s nízkou efektivitou práce. Zejména u nekonečného vyplňování dokumentů a papírování ušetří nejenom kila papírů, tonerů a kancelářských potřeb, ale i neuvěřitelných 25 hodin administrativní práce příslušného manažera za měsíc. Zlepší také výtěžnost dat, protože umožní lepší strukturalizaci, kvantifikaci i vyhledávání. Tím se rapidně zlepšuje informovanost všech součástí bezpečnostního řetězce a pověřených osob. V případě incidentu a jeho vyšetřování se dají digitalizovaná data snadno zpětně dohledat, analyzovat či statisticky vyhodnotit. V neposlední řadě umožňuje digitalizace procesy standardizovat. Každý bezpečnostní pracovník i manažer napříč republikou tak vykonávají své procesy jednotně a jejich výstupy jsou díky tomu vzájemně porovnatelné.
Společnost Securitas využívá v rámci digitalizace dva klíčové nástroje. Prvním z nich je zmíněný komunikační, informační a evidenční nástroj VISION, který slouží k rychlém a spolehlivému reportingu incidentů a úkonů ze strany zaměstnanců SECURITAS ČR. Druhý nese název Securitas Customer Portal (zkráceně SCP) a slouží jako vizualizační nástroj k ukládání a třídění agendy a zároveň informační portál, díky kterému má přístup k datům zákazník.
Správné nastavení procesů se vyplatí
Digitalizace je v současnosti přímou součástí zaváděcích procesů už při úvodním návrhu bezpečnostního řešení. Systém včetně nastavení digitální evidence vzniká vždy na míru konkrétní situaci a díky tomu dokáže přesně pokrýt aktuální potřeby. Na základě získaných zkušeností se pak řešení dále zdokonaluje, mohou se zavádět nové nebo zpřesňovat stávající procesy, stejně jako vypouštět ty, které se v praxi ukáží jako nadbytečné.
Nastavení digitální evidence ostrahy je poměrně složitý proces. Zahrnuje tvorbu standardů a modelů využívání, metodiky, stanovení odpovědností, testování a technické návaznosti. Výsledkem jsou tři úrovně digitalizace: 1. digitalizace procesů managementu (tzv. tablet Contract Managera), 2. digitalizace provozu – procesů bezpečnostních pracovníků, 3. digitalizace na straně zákazníků – snaha provázat vybrané procesy klientů a SECURITAS ČR v jednom reportingovém rozhraní. Právě poslední bod je unikátní, a usnadňuje ladění dílčích procesů i samotnému zákazníkovi.
Výhody digitalizace pociťují i sami bezpečnostní pracovníci v terénu. Díky systému Securitas Vision mají v ruce nástroj, který jim pomáhá s dodržováním správných postupů při jednotlivých činnostech. To minimalizuje možnost udělat chybu. Nadřízeným pak slouží jako kontrola, že všechny kroky byly provedeny. Ze systému je možné dozvědět se vše o obchůzkové a kontrolní činnosti, nástupech na směny, evidenci návštěv, evidenci kontrol zaměstnanců nebo prohlédnout záznamy o provedené výstupní kontrole.
Digitalizovaný systém v sobě zahrnuje širokou škálu dalších funkcí. S konkrétními zaměstnanci lze například díky němu propojit vypůjčené vstupní karty, klíče nebo zásilky, jež jim byly svěřeny. Pro managment je potom zásadní možnost analýzy sebraných dat. Díky automatické tvorbě statistik a automatických e-mailových reportech i o mimořádných událostech, data poskytují dosud nebývalou míru vhledu do vnitřního dění v systému a na jeho základě lépe nastavovat a optimalizovat jednotlivé procesy i na straně zákazníka.
SECURITAS ČR do konce roku 2021 převedla na systém digitální evidence drtivou většinu svých guardingových zakázek. Zpětná vazba od klientů ukazuje, že se tento postup skutečně vyplatí.