Digitalizace procesu ostrahy – když se činnost mění v data

01. 04. 2022

Slovo digitalizace se v posledních letech skloňuje v souvislosti s celou řadou oborů. Posun v této oblasti nastal také v rámci činnosti bezpečnostních služeb a agentura SECURITAS ČR je v tomto směru tuzemským lídrem. Jakým způsobem digitalizace probíhá a jaké jsou její výhody?

Co je digitalizace činností ostrahy?

Digitalizace je poměrně široký pojem a každý jej chápe jinak. V rámci činnosti fyzické ostrahy se jedná o proces, kdy bezpečnostní pracovníci všechny vykonané činnosti zaznamenávají a ukládají do specializovaného systému. Součástí výzbroje každého zaměstnance je mobilní zařízení se systémem VISION. Má jednoduché rozhraní, tak aby jej mohli bezpečnostní pracovníci rychle a pohodlně ovládat. Každá činnost je v aplikaci zapsána krok po kroku a uživatel se jich musí držet. To zajistí, že postup bude splněn vždy stejně a minimalizuje se možnost chyb způsobených lidským faktorem.

Konec papírům

Plně digitalizovaná evidence činností ostrahy přináší mnoho výhod. Kromě úbytku papírování a zrychlení procesů je důležitým hlediskem i možnost postupného zapojování dalších systémů dle potřeby daného provozu. Táž data není potřeba duplikovat a zároveň je můžou využívat různé obory. Obrovskou výhodou digitalizace a propojenosti systémů je možnost detailní hloubkové analýzy procesů. Systém generuje data o fungování jednotlivých kroků, na ty je pak možné nahlížet ve vzájemných souvislostech. Tyto znalosti pak umožňují odhalovat možné potíže, a to nejen v bezpečnosti.

Výhody, které digitalizace přináší, daleko předčí náročnost celého vývojového procesu. Digitalizované procesy vyřeší problémy s nízkou efektivitou práce. Zejména u nekonečného vyplňování dokumentů a papírování ušetří nejenom kila papírů, tonerů a kancelářských potřeb, ale i neuvěřitelných 25 hodin administrativní práce příslušného manažera za měsíc. Zlepší také výtěžnost dat, protože umožní lepší strukturalizaci, kvantifikaci i vyhledávání. Tím se rapidně zlepšuje informovanost všech součástí bezpečnostního řetězce a pověřených osob. V případě incidentu a jeho vyšetřování se dají digitalizovaná data snadno zpětně dohledat, analyzovat či statisticky vyhodnotit. V neposlední řadě umožňuje digitalizace procesy standardizovat. Každý bezpečnostní pracovník i manažer napříč republikou tak vykonávají své procesy jednotně a jejich výstupy jsou díky tomu vzájemně porovnatelné.

Společnost Securitas využívá v rámci digitalizace dva klíčové nástroje. Prvním z nich je zmíněný komunikační, informační a evidenční nástroj VISION, který slouží k rychlém a spolehlivému reportingu incidentů a úkonů ze strany zaměstnanců SECURITAS ČR. Druhý nese název Securitas Customer Portal (zkráceně SCP) a slouží jako vizualizační nástroj k ukládání a třídění agendy a zároveň informační portál, díky kterému má přístup k datům zákazník.

Správné nastavení procesů se vyplatí

Digitalizace je v současnosti přímou součástí zaváděcích procesů už při úvodním návrhu bezpečnostního řešení. Systém včetně nastavení digitální evidence vzniká vždy na míru konkrétní situaci a díky tomu dokáže přesně pokrýt aktuální potřeby. Na základě získaných zkušeností se pak řešení dále zdokonaluje, mohou se zavádět nové nebo zpřesňovat stávající procesy, stejně jako vypouštět ty, které se v praxi ukáží jako nadbytečné.

Nastavení digitální evidence ostrahy je poměrně složitý proces. Zahrnuje tvorbu standardů a modelů využívání, metodiky, stanovení odpovědností, testování a technické návaznosti. Výsledkem jsou tři úrovně digitalizace: 1. digitalizace procesů managementu (tzv. tablet Contract Managera), 2. digitalizace provozu – procesů bezpečnostních pracovníků, 3. digitalizace na straně zákazníků – snaha provázat vybrané procesy klientů a SECURITAS ČR v jednom reportingovém rozhraní. Právě poslední bod je unikátní, a usnadňuje ladění dílčích procesů i samotnému zákazníkovi.

Výhody digitalizace pociťují i sami bezpečnostní pracovníci v terénu. Díky systému Securitas Vision mají v ruce nástroj, který jim pomáhá s dodržováním správných postupů při jednotlivých činnostech. To minimalizuje možnost udělat chybu. Nadřízeným pak slouží jako kontrola, že všechny kroky byly provedeny. Ze systému je možné dozvědět se vše o obchůzkové a kontrolní činnosti, nástupech na směny, evidenci návštěv, evidenci kontrol zaměstnanců nebo prohlédnout záznamy o provedené výstupní kontrole.

Digitalizovaný systém v sobě zahrnuje širokou škálu dalších funkcí. S konkrétními zaměstnanci lze například díky němu propojit vypůjčené vstupní karty, klíče nebo zásilky, jež jim byly svěřeny. Pro managment je potom zásadní možnost analýzy sebraných dat. Díky automatické tvorbě statistik a automatických e-mailových reportech i o mimořádných událostech, data poskytují dosud nebývalou míru vhledu do vnitřního dění v systému a na jeho základě lépe nastavovat a optimalizovat jednotlivé procesy i na straně zákazníka.

SECURITAS ČR do konce roku 2021 převedla na systém digitální evidence drtivou většinu svých guardingových zakázek. Zpětná vazba od klientů ukazuje, že se tento postup skutečně vyplatí.

LÍBIL SE VÁM TENTO ČLÁNEK?

Přečtěte si také:

5 největších mýtů o práci fyzické ostrahy

Když „dělám to pro lidi“ není jen fráze