Pravidla zpracování osobních údajů zaměstnanců

SECURITAS ČR s.r.o. (dále také jen jako SECURITAS) se jako správce osobních údajů při zpracování osobních údajů zaměstnanců řídí níže popsanými pravidly zpracování osobních údajů, v souladu s platnými právními předpisy [zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a obecným nařízením o ochraně osobních údajů – nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 (dále také jen jako GDPR)].

Zaměstnancem se rozumí i uchazeč o zaměstnání u SECURITAS, který SECURITAS poskytl své osobní údaje. Pokud by zaměstnanec své osobní údaje SECURITAS neposkytl, nebyl by SECURITAS schopen se zaměstnancem uzavřít pracovněprávní vztah a plnit povinnosti z něj plynoucí.

Osobními údaji jsou zejména:

• Identifikační a popisné údaje - osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci osoby (jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bylo-li přiděleno, jinak datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo průkazu totožnosti - občanského průkazu, číslo pasu nebo jiného obdobného dokumentu, podpis, fotografie, obrazový záznam z kamerového systému);
• Kontaktní údaje - osobní údaje umožňující kontakt s osobou (zejména kontaktní adresa, e-mailová adresa, číslo telefonu a jiné obdobné informace);
• Údaje zpracovávané v souvislosti se zaměstnáním zaměstnance (zejména údaje týkající se pracovní pozice, způsobu výkonu zaměstnání, mzdy, zdravotního stavu, trestních záznamů / bezúhonnosti, zdravotní pojišťovny, číslo bankovního účtu).

SECURITAS zpracovává osobní údaje zaměstnanců pro některé účely zpracování bez souhlasu zaměstnanců, pro některé účely zpracování se souhlasem zaměstnanců.

SECURITAS bez souhlasu zaměstnance zpracovává osobní údaje k následujícím účelům:

• Pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (zejména uzavření pracovněprávního vztahu);
• Pro plnění zákonných povinností SECURITAS jako zaměstnavatele vyplývajících z právních předpisů a smluvních povinností vůči zaměstnanci (zejména dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákona č. 435/2004, o zaměstnanosti, zákona o nemocenském pojištění, zákona o důchodovém pojištění, a dalších);
• Pro ochranu svých práv a právem chráněných zájmů, především pro ochranu svého majetku a vyhodnocování možných rizik.

SECURITAS se souhlasem zaměstnance zpracovává osobní údaje k dalším účelům, ke kterým dal zaměstnanec souhlas (např. marketingové účely).

SECURITAS prohlašuje, že osobní údaje jsou pod stálou kontrolou a SECURITAS disponuje moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Veškeré osoby, které s osobními údaji zaměstnanců přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. V případě, že jsou osobní údaje předávány dalším subjektům (vč. předávání do zahraničí), SECURITAS se zpracovateli dat uzavřel příslušnou smlouvu, kterou tyto subjekty garantují dodržování povinností vztahujících se ke zpracování osobních údajů dle českého právního řádu.

SECURITAS osobní údaje zaměstnanců předává následujícím subjektům:

• Státním orgánům, resp. dalším subjektům v rámci plnění zákonných povinností stanovených zvláštními předpisy - jde zejména o finanční úřady, zdravotní pojišťovny, Českou správu sociálního zabezpečení, další orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, exekutory, notáře - soudní komisaře, insolvenční správce, banky, pojišťovny apod.;
• Dalším subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu práv SECURITAS, např. pojišťovnám při uplatnění pojistného nároku, soudům, soudním exekutorům, klientům apod.;
• Specializovaným externím subjektům (zpracovatelům), které pro SECURITAS provádějí zpracování na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů – jde zejména o poskytovatele IT služeb;
• Se souhlasem zaměstnance nebo na jeho příkaz mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům.

Všechny osobní údaje, které SECURITAS zpracovává, jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění stanoveného účelu. Informaci o tom, jaké osobní údaje o zaměstnanci SECURITAS zpracovává, poskytne SECURITAS zaměstnanci na jeho žádost bez zbytečného odkladu a předá ji zaměstnanci osobně, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob předání. Za nedůvodnou a nepřiměřenou žádost má SECURITAS právo požadovat poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. Zaměstnanec má právo na přístup k jeho osobním údajům, má právo na jejich opravu nebo výmaz. Dále má zaměstnanec právo na omezení zpracování jeho osobních údajů, má právo na přenositelnost jeho osobních údajů. Zaměstnanec může vznést námitku proti zpracování. Podrobnosti stanoví platné právní předpisy. 

SECURITAS bez souhlasu zaměstnanců nezpracovává jejich osobní údaje za účelem jejich profilování.

Se svými podněty se může zaměstnanec obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů nebo správce osobních údajů SECURITAS.

Zpracování osobních údajů zaměstnanců v souvislosti s výkonem zvláštních činností, například používáním monitorovaných služebních motorových vozidel, může být upraveno speciálními pravidly zpracování osobních údajů zveřejněnými zaměstnavatelem.

Kontaktní údaje

Se svými podněty se můžete obrátit i přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).